Isikuandmete töötlemine

7.11.14

 

ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE EHK PRIVAATSUSPOLIITIKA

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Padise valla omavalitsusorganid, Padise Vallavalitsus ja Padise Vallavolikogu, vastavate organite moodustatud komisjonid ning Padise Vallavalitsus kui ametiasutus kogub ja töötleb isikute andmeid seaduse ning nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel järgime isikuandmete kaitse seaduses ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega sätestatud põhimõtteid.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt Padise Vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Dokumentide, mis hävitatakse, andmed kustutatakse ka dokumendiregistrist.

Padise Vallavalitsuse ametnikke, kes puutuvad oma töös kokku isikuandmetega, on koolitatud täitma isikuandmete kaitse seadust ja avaliku teabe seadust.

Padise valla veebilehe külastamisel me külastaja kohta andmeid ei kogu ega säilita.

Vallavolikogule ja vallavalitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Isikuandmeid (isiku nimi, isikukood, elukoht, kontaktandmed on esitatud ühes ja samas dokumendis) ning eraelulist teavet ja delikaatseid isikuandmeid sisaldavatele alusdokumentidele me dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimalda. Kui dokumendile ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut, väljastame selle teabenõude korras.

Padise Vallavalitsuse korraldus ja Padise Vallavolikogu otsus on üksikakt, mis sisaldab isikuandmeid, kui korraldusega või otsusega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (nt korraldus ehitusloa andmise, sotsiaaltoetuse maksmise, korraldatud jäätmeveost vabastamise kohta; otsus detailplaneeringu kehtestamise kohta jmt). Korralduse või otsuse eelnõu valmistab vallavalitsuse või -volikogu istungile ette vastava valdkonna ametnik. Kui eelnõu sisaldab delikaatseid isikuandmeid või isikuandmetena isiku nime, isikukoodi ja elukohta, märgitakse nii eelnõule kui ka üksikaktile juurdepääsupiirangu alus ning tähtaeg. Isikuandmed sisalduvad üldjuhul ka korralduse või otsuse alusdokumentides.

Korralduse või otsuse edastame teadmiseks ja vajadusel toimingute tegemiseks asjaomasele asutusele (nt maa erastamise ja tagastamise korraldus Harju Maavalitsusele).

Dokumendiregistris kuvatakse korralduse või otsuse registriandmed. Isiku nime ja isikukoodi sisaldavale üksikaktile on võimaldatud juurdepääs dokumendiregistri kaudu, isikukoodi avalikustamisel on järgitud Andmekaitse Inspektsiooni veebilehel avaldatud „Isikukoodi kasutamise juhist".

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Isikuandmeid (nt nimi ja kontaktandmed, isikuga seotud probleemi kirjeldamine vms) sisaldavad kõik füüsiliste isikute esitatud selgitustaotlused, märgukirjad ja teabenõuded (pöördumised). Samuti võib isikuandmeid sisaldada muult asutuselt saabunud kiri (näiteks koopia vastusest isiku pöördumisele).

Isikuandmed on vajalikud kirjale vastamiseks või kirja pädevale asutusele edastamiseks.

Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitame saatjat.

Kiri registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Kui kiri sisaldab teavet, mis võib kahjustada oluliselt isiku eraelu puutumatust (näiteks isikuga seotud probleemi kirjeldamine) või muid andmeid, millele juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestame sellele juurdepääsupiirangu. Teiselt asutuselt saabunud kirjale kehtestab vajadusel juurdepääsupiirangu kirja saatja.

Füüsilise isiku pöördumisele selles sisalduvate isikuandmete tõttu dokumendiregistri kaudu üldjuhul avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Dokumendiregistris kuvatakse pöördumise registriandmed, sh isiku nimi. Dokumendiregistris ei kuvata sotsiaalhoolekande valdkonna dokumente. Dokumendiregistris kuvatakse isiku initsiaalid, kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse § 35 lõike 1 punktide 11 ja 13-16 alusel. Dokumendiregistris kuvatakse isiku nimi, kui juurdepääsupiirang on kehtestatud avaliku teabe seaduse § 35 lõike 1 punkti 12 alusel.

Kandideerimine ameti- või töökohale vallavalitsuses

Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave).

Kandideerimisega seotud kirjavahetus registreeritakse dokumendiregistris. Dokumendiregistris kuvatakse dokumentide registriandmed ja kandidaadi initsiaalid, dokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Kõik isiku kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese kandideerimise kohta. Teave kandidaadi ametisse nimetamise või tööle võtmise kohta on avalik.

Juurdepääsu kandideerija dokumentidele võimaldame ametnikele ja isikutele, kes on seotud kandidaadi valiku otsustusprotsessiga.

Kandideerijate avaldused koos juurdekuuluvate dokumentidega säilitame viis aastat.

Dokumentide säilitamine

Rahvusarhiiv on hinnanud vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid ning protokollid arhiiviväärtusega dokumentideks. Neid dokumente säilitame alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse dokumendi säilitustähtaja möödumisel.

Õigus enda andmetega tutvuda ning nõuda ebaõigete andmete parandamist

Igaühel on õigus küsida ametiasutuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seaduse §-st 19 on igal isikul õigus saada teada

1) milliseid isikuandmeid tema kohta ametiasutuses kogutakse ja on kogutud;

2) millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;

3) millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on ametiasutuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda  andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:

1) pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel (6087810) või vallasekretäri vastuvõtul;

2) esitada kirjalik taotlus (Padise küla, Padise vald, 76001 Harjumaa; e-post padise@padise.ee;

3) taotleda teabenõude korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist vt avaliku teabe seaduse §-1 14;

4) tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega ametiasutuses koha peal.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seaduse § 19 lõikest 3 väljastab ametiasutus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.

Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ametiasutus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.

Ametiasutus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib

1) kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;

2) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;

3) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Riiklikest registritest, millesse andmeandja on ametiasutus (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu.

Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek ametiasutusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või ametiasutuse üldkontaktidele (tel 608 7810, e-post padise@padise.ee, Padise küla Padise vald 76001 Harjumaa). Paranduste tegemiseks võib ametiasutus nõuda täiendavaid tõendeid.

Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab ametiasutus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku.

Kui ametiasutusel  ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.

Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-postiaadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).

Hoolimata juurdepääsupiirangust, väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest, lepingust või muust toimingust tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).

Kui ametiasutusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab ametiasutus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat. 

Kui kirjaga, mis on ametiasutusele saadetud või ametiasutusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus: avaliku teabe seadus 3. peatükk), analüüsib ametiasutus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-postiaadress, telefoninumber). 

Ametiasutuses ning omavalitsusorganite töös avaldab ametiasutus isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele (§ 26)ja  avaliku teenistuse seadusele (§ 55) on Padise Vallavalitsuse, Padise Vallavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning ametiasutuse ametnikud kohustatud hoidma saladuses teenistuse tõttu teatavaks saanud perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab ametiasutus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigetele 2 ja 3 tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda  ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.  

Ametiasutus peab isikuandmete kolmandatele isikutele ja asutustele edastamise kohta arvestust eraldi registris. Register on isikuandmete kaitse seaduse (§ 25 lg 2 p 5) ja avaliku teabe seadusega (§ 39 lg 2) sätestatud ülesannete täitmiseks ning ainult asutusesisene. Ametnik, kes isikuandmed või isikuandmetega dokumendi kolmandale isikule või asutusele edastas, peab registrisse märkima, kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisi ja millist asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teavet ta edastas.

 

Toimetaja: ERKKI PRATKA